Projectoverzicht
Het project richtte zich op het automatiseren van de verwerking van documentinzendingen die per e-mail werden ontvangen. Deze e-mails bevatten vaak bijlagen of links naar bestanden die extern werden gehost.
Het automatiseringsscenario in Zapier analyseert e-mails op basis van specifieke voorwaarden voor afzender en onderwerp. Bij een trigger maakt het systeem mappen aan in Dropbox of Google Drive, downloadt het bestanden (als bijlage of via directe links) en registreert het elke actie in een Google Sheet.
Daarnaast maakt het een bijbehorende taak aan in ClickUp met een verwijzing naar het opgeslagen bestand en stuurt het een melding naar een Slack-kanaal.
Vanwege de beperkingen van Zapier zijn workarounds met Paths, filters en tools van derden geïntegreerd om complexe logica te beheren en downloadlinks van bepaalde websites, zoals cloudhm.io, te extraheren.
- ruangwithv (UDC Company)
Belangrijkste opgeleverde functies
- E-mailtrigger op basis van filters voor afzender en onderwerp
- Parseren en verwerken van bestandslinks in e-mails
- Bestanden uploaden naar Dropbox en Google Drive met een gestructureerde mappenindeling
- ClickUp-taken aanmaken met bestandsverwijzing
- Registratie van rijen in Google Sheets voor tracking
- Slack-meldingen met een samenvatting van de taak
- Voorwaardelijke logica met Zapier Paths
- Ondersteuning voor downloads van bestanden via links (cloudhm.io)
- Ondersteuning bij foutafhandeling en het instellen van inloggegevens
Screenshots
Visuele weergave van de Zapier-workflow die in het project is gebruikt, met de stappen van het parseren van e-mails tot het uploaden van bestanden, aanmaken van taken en registreren in een spreadsheet.