PROJECT

Boekingssysteem voor hotels dat reserveringen, activiteiten en facturatie samenbrengt

Aangepaste softwareontwikkeling, Hotel-PMS, Reserveringsbeheer, Kamerbeschikbaarheid, OTA-synchronisatie, Facturatie en facturen, Rapportages

  • Sector: Horeca
  • Roemenië Locatie: Roemenië
  • Doorlooptijd: 16 weken
  • Technologieën: Python, PHP
4+ maanden

Deze klant is een hotelgroep uit Roemenië. Het personeel beheert reserveringen, kamerbeschikbaarheid en gastactiviteiten in verschillende hotels. Het boekingssysteem brengt deze activiteiten samen: medewerkers beheren reserveringen, kamerinventaris en het inchecken van gasten. Het ondersteunt ook OTA-updates, facturen en rapportages voor boekingsmanagers, receptiemedewerkers en hotelmanagers.

Samenvatting

Probleem

De hotelgroep beheert reserveringen, kamerbeschikbaarheid, gastactiviteiten, facturatie en rapportages binnen haar horecaonderneming.

Oplossing

De oplossing werd een aangepast boekingssysteem dat hotelactiviteiten, OTA-synchronisatie, facturatie en rapportages op één plek verbindt.

Resultaat

Het systeem is ontworpen om handmatig werk en de tijd die nodig is om boekingsinformatie tussen hoteltaken en tools te verplaatsen, te verminderen.

Klantverhaal

De klant is een hotelgroep uit Roemenië. De groep exploiteert horecalocaties waar medewerkers reserveringen, kamerbeschikbaarheid en aankomsten van gasten coördineren.

Housekeeping, facturatie en rapportages maken deel uit van dezelfde dagelijkse operatie.

Reserveringsteams hebben actuele kamerinventaris en boekingsgegevens nodig, terwijl receptie- en housekeepingmedewerkers de status van gasten en kamers opvolgen. Managers en accountants hebben daarnaast financiële informatie en rapportages nodig.

De vraag was eenvoudig: beheer reserveringen en dagelijkse hotelactiviteiten in één systeem. Directe boekingen, OTA-synchronisatie, facturatie, betalingen en rapportages moesten ook in dezelfde oplossing passen.

De oplossing werd opgezet als een modulair hotel-PMS met aparte schermen voor beschikbaarheid, reserveringen, OTA-synchronisatie, housekeeping en omzetrapportages. Toegangsregels, integraties en latere uitbreidingen werden als onderdeel van de structuur behandeld, niet als afzonderlijke tools.

De klant vroeg om

  1. Kamers, beschikbaarheid en de volledige boekingslevenscyclus centraal beheren
  2. Gastprofielen, geschiedenis, inchecken, uitchecken en communicatie beheren
  3. Directe boekingen verbinden met OTA's en channelmanagers
  4. Facturatie, facturen, betalingen, boekhouding en financiële rapportages verwerken

Waarom standaardsoftware niet voldeed

Standaardproducten voor hotelbeheer ondersteunen receptiewerk, reserveringen en housekeeping. Ze bieden ook financiële functies, rapportages en beheer van meerdere locaties, maar hun toegangsmodel en combinatie van functies passen mogelijk niet bij deze hotelgroep. Er was een aangepast boekingssysteem nodig om boekingen, CRM en activiteiten in één workflow samen te brengen. Het systeem moest ook integraties en toegangsregels ondersteunen, inclusief compatibiliteit met legacy-systemen waar nodig.

Projectoverzicht

De oplossing is ontworpen rond gedeelde boekingsinformatie voor beschikbaarheid, receptiewerk en rapportages. Kamerinventaris en boekingsstatus blijven gekoppeld terwijl medewerkers een reservering gedurende de volledige levenscyclus opvolgen.

Voor kamerselectie combineert het beschikbaarheidsscherm datumbereiken, kamerstatus en kamertypes. Gastvoorkeuren en reserveringsgegevens maken het kamerselectieoverzicht compleet, terwijl de boekingskalender en inventarismodules de kamerinformatie gekoppeld houden.

De reserveringsmanager is ontwikkeld voor receptie- en boekingsteams. Zoeken naar gasten, reserveringsstatus, inchecken, uitchecken en boekingsgeschiedenis staan op één scherm.

OTA-synchronisatie is beschikbaar via een aparte monitor met gekoppelde kanalen, wijzigingswachtrijen, logs en opties om opnieuw te proberen. Nieuwe, gewijzigde en geannuleerde reserveringen blijven zo zichtbaar voor het reserveringsteam.

De oplossing bevat ook een housekeepingbord en een omzetdashboard. Factuur- en rapportageacties, exports en boekhoudkoppelingen geven managers en accountants inzicht in operationele en financiële informatie.

Belangrijkste geleverde functies

  • Centrale kalender voor kamerbeschikbaarheid
  • Kamer- en boekingsselectie
  • Beheer van de reserveringslevenscyclus
  • Gastprofielen en boekingsgeschiedenis
  • Registratie van inchecken en uitchecken
  • Synchronisatie van OTA-reserveringen
  • Bord voor kamerstatus en housekeeping
  • Genereren van facturen en rapportages
  • Dashboard voor omzet en bezetting

Kan worden toegevoegd

+ Restaurant- of POS-bestellingen + Roomservicemanagement + Wasserijbeheer + Kortingsbeheer + Extra-bedservices + Integraties met marketingtools + Grafana-dashboards

Wie kan deze oplossing nog meer gebruiken

Deze bedrijven hebben vergelijkbare taken rond reserveringen en activiteiten. Daarom kan dezelfde oplossing worden aangepast aan hun regels en kanalen.

Een resort

Taak Het coördineert reserveringen, kamerinventaris, gastactiviteiten en externe boekingskanalen.
Hoe de oplossing helpt De oplossing brengt beschikbaarheid, boekingen, housekeeping, OTA-updates en rapportages samen in één hotelbeheersysteem.
Resorts

Een lodge

Taak Het beheert boekingen van gasten, aankomsten, vertrekken en kamerstatus met een klein operationeel team.
Hoe de oplossing helpt De oplossing verbindt reserveringsbeheer met kamerbeschikbaarheid, housekeeping en facturatie.
Hotels

Een vastgoedbeheerbedrijf

Taak Het coördineert klanten, leveranciers, boekingen, betalingen en activiteiten binnen accommodaties.
Hoe de oplossing helpt De oplossing biedt gedeelde boekingsgegevens, locatietoegang, integraties en rapportages.
Vastgoedbeheerders

Technologiestack

Python

Backend- en dataservices

Python ondersteunt de boekings-, integratie- en rapportageservices.

PHP

Webservices en integraties

PHP ondersteunt geselecteerde koppelingen met boekhouding, betalingen en reisdiensten.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Interfaces en bestandsservices

JavaScript en TypeScript ondersteunen boekingsinterfaces, kalenderfuncties en bestandsuitwisseling.

fastapi

API-servicelaag

fastapi (een Python-framework voor web-API's) levert de kernservices van de API.

django-trips

Boekingen en planningen

django-trips (een Django-app voor reizen en boekingen) ondersteunt boekingsmodellen, planningen en bedrijfsregels.

rrule

Terugkerende kalenderdata

rrule (een bibliotheek voor terugkerende kalenderregels) verwerkt terugkerende reserveringsdata.

icalendar

Uitwisseling van kalenderbestanden

icalendar (een bibliotheek voor iCalendar-bestanden) leest en maakt kalendergegevens.

jspdf and pypdf

PDF-facturen en rapportages

jspdf en pypdf maken en verwerken PDF-documenten voor facturen en rapportages.

CSV and JSON

Exports en gegevensuitwisseling

CSV en JSON transporteren boekings-, inventaris-, boekhoud- en rapportagegegevens tussen systemen.

Integraties

OTAs and channel managers

Reserverings-, beschikbaarheids- en inventarisupdates bewegen tussen het boekingssysteem en gekoppelde kanalen.

Accounting systems

Factuur- en financiële gegevens worden via boekhoud-API's verwerkt.

Payment gateways

Betaalinformatie wordt verbonden met ondersteunde betaalgatewayservices.

Legacy hotel systems

Het systeem kan indien nodig informatie uitwisselen met legacy-systemen zoals HotSoft en Vega.

Calendar services

Reserveringsdata kan worden uitgewisseld via kalenderformaten en kalendersintegraties.

Het resultaat

Kamerbeschikbaarheid is duidelijk voordat een boeking wordt aangemaakt

Het beschikbaarheidsscherm geeft het boekingsteam een gedeeld overzicht van kamerinventaris, datums en kamerstatus. Gastvoorkeuren en kamerselectie staan naast de boekingsgegevens, zodat de geselecteerde kamer aan de reservering is gekoppeld.

Zo ontstaat een directe route van het controleren van beschikbaarheid naar het aanmaken van een boeking, zonder de kamerinformatie los te koppelen van het verzoek van de gast.

Zo werkt het

  1. De kalender voor kamerbeschikbaarheid toont de beschikbare kamers voor het geselecteerde datumbereik.
  2. Filters voor kamertype en kamerstatus beperken de beschikbare inventaris.
  3. Het kamerselectiepaneel combineert gastvoorkeuren met reserveringsgegevens en de actie om een boeking aan te maken.
  • Selectie van datumbereik
  • Filters voor kamertype en kamerstatus
  • Velden voor gastvoorkeuren
Beschikbaarheid en kamerselectie

Beschikbaarheid en kamerselectie

Functies op dit scherm
Kamerbeschikbaarheid controleren Kamer voor boeking selecteren Boekingskalender beheren Hotelinventaris beheren

Reserveringen blijven verbonden met de reis van de gast

De reserveringsmanager houdt gastinformatie, boekingsstatus en boekingsgeschiedenis in één overzicht. Receptiemedewerkers kunnen de reservering volgen van het actieve record tot het inchecken en uitchecken.

De hotelgroep beschikt zo over één consistente plek voor de boekingslevenscyclus, in plaats van gastgegevens en reserveringswerk gescheiden te beheren.

Zo werkt het

  1. De reserveringslijst toont reserveringsrecords met filters voor de boekingsstatus.
  2. Het paneel met reserveringsgegevens toont gastinformatie en boekingsstatus.
  3. Inchecken, uitchecken en boekingsgeschiedenis verbinden de reservering met de gastgegevens.
  • Filteren op reserveringsstatus
  • Gasten zoeken
  • Boekingsgeschiedenis
Reserveringsmanager

Reserveringsmanager

Functies op dit scherm
Boekingssysteem beheren Kamerreserveringen beheren In- en uitchecken van gasten volgen Boekingsgeschiedenis beheren

OTA-wijzigingen zijn zichtbaar voor het reserveringsteam

De OTA-synchronisatiemonitor maakt kanaalupdates eenvoudiger te controleren. Nieuwe, gewijzigde en geannuleerde reserveringen verschijnen in een wachtrij naast synchronisatie- en foutlogs.

Met een actie om opnieuw te proberen heeft het reserveringsteam een duidelijke plek om synchronisatiefouten op te lossen, zonder tussen afzonderlijke kanaaltools te zoeken.

Zo werkt het

  1. De lijst met gekoppelde kanalen toont de synchronisatiestatus van elke OTA-koppeling.
  2. De reserveringswachtrij scheidt nieuwe, gewijzigde en geannuleerde OTA-reserveringen.
  3. Synchronisatie- en foutlogs registreren kanaalactiviteit, terwijl de actie om opnieuw te proberen mislukte updates verwerkt.
  • Status van gekoppelde kanalen
  • Wachtrij met reserveringswijzigingen
  • Synchronisatie- en foutlogs
Opmerking: De monitor houdt kanaalwijzigingen en synchronisatiefouten bij in hetzelfde operationele overzicht.
Monitor voor OTA-synchronisatie

Monitor voor OTA-synchronisatie

Functies op dit scherm
Reserveringen met OTA's synchroniseren

Kamerstatus ondersteunt de planning van housekeeping

Het housekeepingbord voor kamers verbindt schoonmaakschema's met kamerindelingen en reserveringsstatus. Housekeepingmedewerkers en hotelmanagers zien de kamerstatus en toegewezen medewerkers op één plek.

Dit helpt de hotelgroep om de voorbereiding van kamers af te stemmen op het actuele reserveringsoverzicht.

Zo werkt het

  1. Het kamerstatusbord toont de kamerstatus naast de reserveringsstatus.
  2. Het schoonmaakschema vermeldt kamerindelingen en toegewezen medewerkers.
  3. Het kamerdetailpaneel registreert de actuele kamerinformatie en statusupdate.
  • Kamerstatusbord
  • Schoonmaakschema
  • Toegewezen medewerkers
Housekeepingbord voor kamers

Housekeepingbord voor kamers

Functies op dit scherm
Hotelhousekeeping beheren Hotelinventaris beheren Kamerreserveringen beheren

Managers krijgen praktisch inzicht in omzet en bezetting

Het dashboard brengt omzet, bezettingstrends en de vraagkalender samen met factuur- en rapportageacties. Managers en accountants kunnen financiële informatie bekijken en exports voorbereiden op hetzelfde scherm.

Het genereren van facturen en rapportages ondersteunt de facturatievereiste in DOC- en PDF-indeling, terwijl aangepaste exports rapportagegegevens beschikbaar houden voor andere systemen.

Zo werkt het

  1. De omzetsamenvatting en bezettingstrendgrafiek tonen de omzet- en bezettingsgegevens van het dashboard.
  2. De vraagkalender presenteert vraaginformatie naast het operationele overzicht.
  3. Factuur-, rapportage- en exportknoppen genereren financiële documenten en aangepaste exports.
  • Omzetsamenvatting
  • Grafiek met bezettingstrend
  • Factuur- en rapportageacties
Dashboard voor omzet en bezetting

Dashboard voor omzet en bezetting

Functies op dit scherm
Facturen en rapportages genereren

Wat de oplossing biedt

Met deze oplossing kan de hotelgroep:

  • Kamerbeschikbaarheid en reserveringen op één plek beheren
  • Boekingen van gasten volgen van inchecken tot uitchecken
  • OTA-reserveringswijzigingen zichtbaar houden voor het boekingsteam
  • Housekeeping afstemmen op kamer- en reserveringsstatus
  • Facturen, rapportages en exports voor financiële werkzaamheden genereren
  • Boekingsgegevens verbinden met boekhoud-, betaal- en legacy-systemen

Kunnen standaardoplossingen dit werk doen?

Voorafgaand aan het ontwerp is de taak vergeleken met standaardproducten op basis van hun eigen beschrijvingen.

Wat de klant nodig heeft Hotel-PMS SkyTouch Technology, StayNTouch Cloud PMS, Oracle Hospitality OPERA Property Management System, WebRezPro, Mews Geïntegreerde hotelsoftware 360HMS, uHotelBooking Channelmanagers Visitor Aangepaste oplossing
Kamers en boekingslevenscyclus beheren gedeeltelijk
Gasten en inchecken beheren —
OTA's en directe boekingen verbinden
Facturatie en rapportages verwerken —
Past bij de eigen regels van de klant: stappen, rollen, rapportages gedeeltelijk gedeeltelijk —
Alle stappen op één plek —
Geen handmatige stappen tussen programma's gedeeltelijk gedeeltelijk

Op basis van de openbare productbeschrijvingen en hun categorie.

De belangrijkste onderdelen van de taak bestaan in standaard hotel-PMS'en en geïntegreerde hotelproducten. Een standaardproduct volstaat wanneer slechts één onderdeel nodig is.

De door de hotelgroep gevraagde combinatie van boekingen, gastbeheer, OTA-synchronisatie, facturatie, rapportages en eigen toegangsregels werd niet volledig door één standaardproduct gedekt.

Een channelmanager verwerkt OTA-updates, maar vervangt niet de reserverings-, housekeeping-, gasten- en financiële workflow op één plek.

Uiteindelijk

Uiteindelijk is de oplossing gemaakt om het traject van kamerbeschikbaarheid en gastboeking tot housekeeping, facturatie en rapportages in één systeem te beheren.

FAQ

Denk je erover een vergelijkbaar systeem te bouwen? Lees hieronder de antwoorden om te zien hoe een aangepast hotelbeheersysteem kan worden ingericht rond je locaties, regels en integraties.

Iets vergelijkbaars nodig? Laten we praten
Of bekijk meer projecten