PROJECT

Customerrelatiebeheer voor leadwerving en opvolging

Maatwerksoftwareontwikkeling, GoHighLevel CRM-configuratie, Leadwerving, Beheer van verkooppijplijnen, E-mail- en sms-automatisering, Afspraken plannen, CRM-integraties

  • Branche: Marketingdiensten
  • Slovenië Locatie: Slovenië
  • Oplevertijd: 16 weken
  • Technologieën: JavaScript / TypeScript (Node.js), Python
4+ maanden

Het marketingbureau van de klant besteedt tijd aan het verplaatsen van aanvragen uit leadbronnen naar contactrecords en verkoopfasen. De oplossing is software voor customerrelatiebeheer die leads uit gekoppelde kanalen verzamelt, ze in verkooppijplijnen organiseert en opvolging voor het bureau automatiseert. Ook afspraken, teamtoewijzingen en rapportage zijn in GoHighLevel gekoppeld, zodat het bureau de leadopvolging voor klanten vanuit één plek kan beheren.

Samenvatting

Probleem

Het bureau beheert leads, opvolging, boekingen en rapportage via versnipperde processen die het team tijd kosten.

Oplossing

De oplossing werd een gecentraliseerd GoHighLevel CRM met gekoppelde leadbronnen, pijplijnen en communicatieworkflows.

Resultaat

Het systeem is ontworpen om handmatig werk en dubbel werk te verminderen tussen een nieuwe aanvraag, een geboekte afspraak en een verkoop.

Klantverhaal

De klant is een marketingbureau uit Slovenië. Het beheert CRM-automatisering voor meerdere merken of klanten en werkt met aanvragen via websites, advertenties, sociale media en telefoongesprekken.

Het team besteedt tijd aan het organiseren van contactrecords en het kwalificeren van leads. Het wijst ook eigenaars toe, verplaatst verkoopkansen door fasen en stemt opvolging af op boekingen.

Daarnaast vroeg het om conditionele opvolging via e-mail, sms en WhatsApp.

De oplossing is opgebouwd rond contactrecords, verkooppijplijnen, tracking van leadbronnen en workflows voor afspraken. Rechten, dashboards en documentatie ondersteunen het werk van het bureau.

De klant vroeg om

  1. CRM-processen testen, monitoren, optimaliseren, documenteren en overdragen via training en uitleg.
  2. GoHighLevel configureren met contacten, tags, velden, pijplijnen, fasen en leadbronnen.
  3. Leads verzamelen en synchroniseren vanuit websites, sociale media, advertenties, webhooks en externe systemen.
  4. Conditionele opvolging via e-mail, sms, WhatsApp, spraak en socialemedia-berichten bouwen.

Waarom standaardsoftware niet voldeed

Standaardproducten voor lead-to-account-routing richten zich op het koppelen van leads aan CRM-records en het toewijzen ervan via routeringsregels. Databeheerproducten richten zich op het opschonen, koppelen of verrijken van CRM-data. Deze klant had één geconfigureerd systeem nodig voor pijplijnen, communicatie, boekingen, betalingen, teammeldingen, rapportage, testen en documentatie.

Projectoverzicht

De oplossing is ontworpen rond GoHighLevel CRM-records, verkoopkansen, formulieren en agenda's. Workflows, dashboards, rechten en rapportages maakten de operationele structuur compleet.

Fases en leadbronnen blijven onderdeel van hetzelfde CRM-proces.

Voor het verzamelen van leads zijn gekoppelde formulieren, websites en socialemediakanalen ingericht. Webhooks en externe systemen wisselen waar nodig leadinformatie uit.

Conditionele workflows versturen opvolging via e-mail, sms en WhatsApp. Ook acties voor spraak en socialemedia-berichten worden ondersteund.

Triggers, vertragingen, vertakkingen en stopvoorwaarden stemmen berichten af op de fase van de lead.

Er is speciale aandacht besteed aan afsprakenbeheer. Het systeem ondersteunt boekingen, bevestigingen en herinneringen, terwijl beltaken en opvolging van no-shows de volgende stap ondersteunen.

De oplossing is modulair opgezet, zodat landingspagina's, e-mailsjablonen, WhatsApp-meldingen en geautomatiseerde oproepen later kunnen worden toegevoegd. Dashboards, kwaliteitscontroles en externe koppelingen ondersteunen het bureau na de oplevering. Training en documentatie helpen het team ook.

Belangrijkste opgeleverde functies

  • Gecentraliseerde GoHighLevel-contactrecords
  • Verkoopkansen en verkoopfasen
  • Leads verzamelen uit gekoppelde kanalen
  • Tracking van leadbronnen
  • Conditionele e-mail- en sms-automatisering
  • Opvolging via WhatsApp en socialemedia-berichten
  • Leadroutering, kwalificatie en toewijzing
  • Afspraken plannen en herinneringen versturen
  • Workflowtesten en kwaliteitscontroles
  • Rapportagedashboards

Kan worden toegevoegd

+ Landingspagina's + E-mailsjablonen + WhatsApp-meldingen + Geautomatiseerde oproepen + Geavanceerde dashboards + Koppelingen met externe tools

Wie deze oplossing nog meer kan gebruiken

Deze bedrijven hebben een vergelijkbare taak voor leadopvolging en dezelfde oplossing kan worden aangepast aan hun verkoop- en boekingsproces.

Een coachingbedrijf

Taak Het moet aanvragen kwalificeren en verkoopgesprekken of afspraken plannen.
Hoe de oplossing helpt De oplossing verzamelt leads, routeert ze, verzorgt automatische opvolging en koppelt boekingsgegevens aan de pijplijn.
Zakelijke dienstverlening

Een onderwijs- en trainingsbedrijf

Taak Het moet aanvragen omzetten in geplande adviesgesprekken of programmaverkopen.
Hoe de oplossing helpt De oplossing organiseert prospects, verstuurt conditionele berichten, beheert afspraken en rapporteert over leadactiviteit.
Zakelijke dienstverlening

Een outbound-salesorganisatie

Taak Het heeft leadtoewijzing, nurturing en verantwoordelijkheid voor opvolging binnen het team nodig.
Hoe de oplossing helpt De oplossing houdt eigenaarschap, fasen, berichtactiviteit en teamrapportage binnen één CRM-proces.
Professionele dienstverlening

Technologiestack

JavaScript / TypeScript (Node.js)

CRM- en automatiseringsdiensten

Deze runtime koppelt CRM-records, workflows, communicatiekanalen en externe diensten.

Python

CRM- en agendakoppelingen

Python-diensten koppelen CRM-API's en agendagegevens waar de workflow dat vereist.

PHP

Berichten- en CRM-koppelingen

PHP-integraties koppelen communicatie- en CRM-diensten.

@gnosticdev/highlevel-sdk

GoHighLevel API-toegang

Deze SDK koppelt de oplossing aan GoHighLevel CRM- en marketingautomatiseringsfuncties.

ghl-sdk

GoHighLevel-records

Deze SDK werkt met contacten, verkoopkansen, pijplijnen, afspraken en workflows in GoHighLevel.

gohighlevel-api-client

Python CRM-koppeling

Deze client koppelt Python-diensten aan het GoHighLevel-platform.

twilio/sdk

Sms-communicatie

Deze bibliotheek koppelt sms-berichten via Twilio.

whatsapp-web.js

WhatsApp-berichten

Deze Node.js-bibliotheek ondersteunt het verwerken van WhatsApp-berichten.

rrule

Terugkerende agendadata

Deze bibliotheek verwerkt terugkerende data voor workflows rond afspraken.

icalendar

Uitwisseling van agenda-afspraken

Deze bibliotheek leest en maakt agenda-afspraken voor planningskoppelingen.

Integraties

GoHighLevel

De oplossing wisselt contacten, verkoopkansen, pijplijnen, afspraken, workflows, berichten en rapportagegegevens uit met GoHighLevel.

Meta, Instagram, LinkedIn, and TikTok

De gekoppelde sociale en advertentiekanalen leveren aanvragen en informatie over leadbronnen.

Twilio

Twilio verwerkt sms- en communicatiegebeurtenissen die in opvolgworkflows worden gebruikt.

WhatsApp

WhatsApp verstuurt meldingen en opvolgberichten wanneer de workflow dat vereist.

Google Calendar

Agendasynchronisatie wisselt afspraakgebeurtenissen en beschikbaarheid uit.

Zapier and Make

Deze automatiseringsplatforms verplaatsen lead-, afspraak-, betalings- en externe platformgegevens tussen gekoppelde systemen.

Het resultaat

Leads blijven georganiseerd in één pijplijn

Het scherm met de leadpijplijn geeft het bureau een gedeeld overzicht van contacten en verkoopkansen. Leadbrondata, tags en aangepaste velden blijven zichtbaar naast de huidige verkoopfase.

Eigenaarschap en activiteit blijven dicht bij de informatie die nodig is voor de volgende opvolging, in plaats van ze over verschillende tools te verdelen.

Hoe het werkt

  1. Het CRM toont contactrecords, verkoopfasen, tags, aangepaste velden, leadbrondata en e-mail- en sms-activiteit.
  2. De pijplijn groepeert verkoopkansen per verkoopfase en toont de toegewezen gebruikers.
  3. De activiteitenfeed toont communicatie die aan het contact en de verkoopkans is gekoppeld.
  • Verzamelde leads bekijken
  • Eigenaarschap toewijzen
  • Verkoopkansen door fasen verplaatsen
Leadpijplijn en contactrecord

Leadpijplijn en contactrecord

Functies op dit scherm
CRM-structuur beheren Verkooppijplijnen configureren Leads uit platforms verzamelen

Opvolging volgt de situatie van de lead

De workflowbouwer brengt conditionele communicatie samen in één visueel proces. E-mail-, sms- en WhatsApp-acties worden gekoppeld aan vertragingen en vertakkingen. Ze zijn ook gekoppeld aan stopvoorwaarden.

Het bureau kan de workflow testen en beoordelen voordat deze onderdeel wordt van het operationele proces.

Hoe het werkt

  1. De workflow toont blokken voor triggers, e-mail, sms, WhatsApp, vertraging, voorwaarden en stopvoorwaarden.
  2. Leadrecords, antwoorden, afspraken, tags, fasen en berichtactiviteit bewegen door de geconfigureerde vertakkingen.
  3. De workflowtest controleert het geconfigureerde communicatiepad.
  • Opvolging in meerdere stappen creëren
  • Berichten na een boeking stoppen
  • Workflowkwaliteit controleren
Tip: Afspraken en antwoorden van leads kunnen fungeren als voorwaarden die het opvolgpad wijzigen.
Workflowbouwer voor conditionele opvolging

Workflowbouwer voor conditionele opvolging

Functies op dit scherm
E-mail- en sms-automatisering Leadbeheer automatiseren Opvolging automatiseren Workflows bewerken Workflowkwaliteit controleren

Boekingen worden gekoppeld aan herinneringen en taken

Het boekingsscherm koppelt afspraken aan leadbeheer. Beschikbaarheid in de agenda, boekingsgegevens en bevestigingsstatus verschijnen in één planningsweergave.

Herinneringsschema's en beltaken ondersteunen het afsprakenproces, inclusief opvolging van no-shows.

Hoe het werkt

  1. De agenda toont beschikbare tijdsloten, boekingsgegevens en agenda-afspraken.
  2. Het afspraakrecord toont de status, bevestigingsstatus en herinneringsstatus.
  3. Het paneel met beltaken toont beltaken die aan de workflow voor afspraken zijn gekoppeld.
  • Onlineafspraken creëren
  • Afspraakherinneringen versturen
  • Opvolging van no-shows beheren
Boekingskalender en afspraakdetails

Boekingskalender en afspraakdetails

Functies op dit scherm
Onlineafspraken creëren Afspraakherinneringen instellen Start van oproepen automatiseren

Managers zien lead- en campagneactiviteit

Het rapportagedashboard brengt leadbronnen, boekingen en campagnes samen in één overzicht. Ook betalingsstatus en teamactiviteit zijn beschikbaar voor operationele beoordeling.

Managers kunnen activiteit rond acquisitie en opvolging vergelijken zonder pijplijn- en boekingsinformatie over niet-gerelateerde rapporten te verdelen.

Hoe het werkt

  1. Het dashboard toont leadbrondata, leadactiviteit, boekingsgegevens, conversie-updates, betalingsgegevens en teamactiviteit.
  2. De leadbrongrafiek toont de bronnen die aan verzamelde aanvragen zijn gekoppeld.
  3. De pijplijnsamenvatting, boekingsstatistieken, campagneweergave, betalingsweergave en teamtabel tonen operationele updates.
  • Prestaties per bron bekijken
  • Boekings- en conversie-updates monitoren
  • Teamactiviteit controleren
Opmerking: Rapportage koppelt leadactiviteit aan informatie over boekingen, betalingen, campagnes en het team.
Dashboard voor lead- en campagnerapportage

Dashboard voor lead- en campagnerapportage

Functies op dit scherm
RT-dashboard Prestaties per leadbron volgen

Wat de oplossing oplevert

Met deze oplossing kan het bureau:

  • Contacten, fasen, tags, aangepaste velden en bronnen in één CRM houden
  • Leads uit gekoppelde kanalen verzamelen en routeren
  • Conditionele opvolging via e-mail, sms, WhatsApp en sociale media uitvoeren
  • Afspraken koppelen aan bevestigingen, herinneringen en beltaken
  • Campagne-, boekings-, betalings- en teamactiviteit bekijken
  • CRM-workflows voor het eigen team beheren en documenteren

Kunnen standaard systemen dit werk doen?

Voor het ontwerp werd de taak vergeleken met standaardproducten op basis van hun eigen beschrijvingen.

Wat de klant nodig heeft Leadrouteringsplatforms LeanData, LeadAngel, Traction Complete CRM-databeheer Insycle, Openprise, D&B Connect Platforms voor revenue operations D&B Rev.Up ABX Maatwerkoplossing
CRM-processen testen, monitoren en documenteren — — —
CRM-records en pijplijnen configureren — — —
Leads verzamelen en synchroniseren — — —
Opvolging via meerdere kanalen automatiseren — — —
Past bij de eigen regels van de klant: fasen, rollen en rapporten gedeeltelijk — gedeeltelijk
Alle stappen op één plek — — —
Geen handmatige stappen tussen programma's — gedeeltelijk

Op basis van de openbare beschrijvingen van de producten en hun categorie.

Standaardproducten dekken delen van leadroutering, CRM-databeheer en revenue operations. Een standaardproduct volstaat wanneer slechts één van deze onderdelen nodig is.

Deze klant had eigen software nodig omdat de producten niet pasten bij de volledige bedrijfstaak en bureauregels, de benodigde onderdelen over afzonderlijke producten waren verdeeld en de stappen ertussen nog configuratie en coördinatie vereisten.

Uiteindelijk

Uiteindelijk is de oplossing ontworpen om handmatig werk weg te nemen tussen een nieuwe lead, opvolging, afspraak en verkooprecord.

FAQ

Overweeg je een vergelijkbaar systeem te bouwen? Lees de antwoorden hieronder om te zien hoe CRM-structuur, automatisering, boekingen, integraties en teamoverdracht samenkomen.

Iets vergelijkbaars nodig? Laten we praten
Of bekijk meer projecten