Samenvatting
Het salesbureau besteedt tijd aan het handmatig coördineren van WhatsApp-gesprekken, CRM-updates, opvolging en campagnerapportage.
De oplossing werd een verbonden WhatsApp- en CRM-werkruimte voor antwoorden, planning, overdracht en rapportage.
De software is ontwikkeld om handmatig werk te verminderen en klantcommunicatie met CRM-records verbonden te houden.
Klantverhaal
De klant is een salesbureau uit het Verenigd Koninkrijk. Het beheert verkoopgesprekken, leadopvolging en klantcommunicatie via WhatsApp en CRM-records.
Handmatige verwerking kost tijd wanneer gesprekken, wijzigingen in CRM-fasen, opvolging en campagneactiviteiten op elkaar afgestemd moeten blijven. Agents hebben ook toegang tot de gesprekshistorie nodig wanneer een automatisch antwoord wordt overgedragen aan een persoon.
De vraag was eenvoudig: verbind WhatsApp Business of de Cloud API met het CRM en andere bestaande systemen van het bureau, terwijl automatische antwoorden bewerkbaar blijven en berichtactiviteiten zichtbaar zijn.
De oplossing is opgebouwd rond vier verbonden onderdelen: een conversatie-inbox, geplande opvolging, campagnerapportage en CRM-integratie-instellingen. Documentatie, bewerkingsinstructies, implementatienotities en een walkthrough werden als onderdeel van de overdracht meegeleverd.
De klant vroeg om
- WhatsApp verbinden met CRM-systemen, databases of bestaande bedrijfssystemen.
- Antwoorden bewerken met templates, trefwoorden, FAQ's, planningen of conversatieregels.
- Aflevering, gelezen berichten, antwoorden, fouten, engagement en responstijden volgen.
- Broncode, configuratiemateriaal, documentatie en een walkthrough leveren.
Waarom standaardsoftware niet voldeed
Standaard marketing- en campagneplatforms bieden onderdelen voor geautomatiseerde berichten, maar hun beschrijvingen wijzen ook op ontbrekende functies en integratieproblemen. Deze klant had CRM-gekoppelde gesprekken en opvolging op basis van fasen nodig in één verbonden werkruimte, met overdracht en rapportage volgens de eigen regels.
Projectoverzicht
De oplossing is ontworpen rond de echte berichtregels van het bureau: inkomende WhatsApp-berichten, wijzigingen in CRM-fasen en contactkenmerken kunnen de volgende actie bepalen. Openingstijden, trefwoorden, FAQ's en de timing van opvolging bepalen ook de berichtgeving.
Daarvoor is een conversatie-inbox ingericht voor inkomende en uitgaande berichten, herbruikbare templates en contactgegevens. Tags en statusmarkeringen ondersteunen het agentoverzicht, terwijl overdracht aan een live agent gesprekken met hun geschiedenis verbonden houdt.
Een apart opvolgingsgedeelte beheert triggers op basis van CRM-fasen en tijdsintervallen. Het combineert ook gepersonaliseerde velden met berichttemplates en geplande berichten, met opties om campagnes te pauzeren of te bewerken.
Campagnerapportage brengt doelgroepssegmenten, templatevoorbeelden en planningen samen. Overzichten van aflevering, leesgegevens, engagementstatistieken en CSV-exports maken campagneactiviteiten eenvoudiger te beoordelen.
Het integratiegedeelte is ontworpen voor API-inloggegevens, mapping van CRM-contacten en deals en webhook-events. Afleverstatussen, foutlogboeken, templateconfiguratie en documentatie blijven beschikbaar in hetzelfde instellingengedeelte.
Belangrijkste opgeleverde functies
- WhatsApp-conversatie-inbox met berichtgeschiedenis
- Automatische antwoorden vanuit templates, trefwoorden, FAQ's en regels
- Opvolging op basis van CRM-fasen met timinginstellingen
- Gepersonaliseerde berichten plannen
- Overdracht aan een live agent met tags en statusmarkeringen
- Afleverings- en engagementrapporten van broadcastcampagnes
- Mapping van CRM-contacten en deals
- Webhook-events, foutlogboeken en documentatielinks
- CSV- en JSON-exports van gesprekken of afleveringen
