PROJECT

Customer Relationship Management-software voor verbonden verkoopprocessen

CRM-ontwikkeling op maat, Leadbeheer, Configuratie van verkooppijplijnen, Workflowautomatisering, Zoho-integratie, Datamigratie, Overdracht naar projecten en boekhouding

  • Branche: Professionele dienstverlening
  • Letland Locatie: Letland
  • Oplevertijd: 16 weken
  • Technologieën: Python, JavaScript / TypeScript (Node.js)
4+ maanden

Het verkoopwerk van deze klant is verspreid over CRM-records, spreadsheets en projecttools. Daardoor kost de afstemming van klanten en verkoop extra handmatig werk. Customer relationship management-software brengt deze activiteiten samen in één werkplek op basis van Zoho. Leads en klantrecords worden verwerkt, waarna het professionele dienstverleningsbedrijf één verbonden plek krijgt om pijplijnen en opvolging te beheren.

Samenvatting

Probleem

De klant beheert klant- en verkoopwerk in niet-verbonden applicaties, spreadsheets en oude systemen.

Oplossing

De oplossing werd een aangepaste Zoho-werkplek voor leads, verkooppijplijnen, automatisering en verbonden processen.

Resultaat

De software is ontworpen om handmatig werk en herstelwerk te verminderen, van leadbeheer tot levering en boekhouding.

Klantverhaal

De klant is een professioneel dienstverleningsbedrijf uit Letland. Het coördineert leads, verkoop en projecten via verschillende bedrijfsapplicaties.

Klantinformatie en verkoopactiviteiten zijn verspreid over niet-verbonden tools. Het bedrijf beheert projectwerk bovendien in afzonderlijke applicaties.

De vraag was eenvoudig: richt één suite in, verbind externe tools en migreer bestaande gegevens. Daarnaast vroeg de klant om geautomatiseerde leadvastlegging, routering en goedkeuringen, plus geautomatiseerde offertes, facturen en betalingsopvolging.

De oplossing is opgebouwd rond Zoho CRM en gerelateerde Zoho-applicaties. Modules zijn ingericht volgens de eigen regels van het bedrijf.

Integraties en automatisering zijn als afzonderlijke onderdelen aan de werkplek toegevoegd.

De klant vroeg om

  1. CRM, projecten, boekhouding, marketing, support, HR, voorraad en maatwerkapps samenbrengen.
  2. Tools, websites, formulieren, betalingen, ERP, communicatie en oude platforms verbinden.
  3. Historische gegevens uit bestaande systemen migreren, opschonen en standaardiseren.
  4. Leadvastlegging, routering, opvolging, goedkeuringen, offertes, facturen en betalingen automatiseren.

Waarom standaardsoftware niet voldeed

Producten voor leadroutering richten zich op het koppelen van leads aan accounts en verkopers, terwijl CRM-datatools zich richten op het opschonen en ordenen van records. Een aangepaste Zoho-werkplek omvat leadvastlegging, verkooppijplijnen en projectoverdrachten. Ook boekhoudsynchronisatie, datamigratie en rapportage zijn in één oplossing opgenomen.

Projectoverzicht

De oplossing is ontworpen rond Zoho CRM als centrale werkplek voor klantbeheer en verkoop. Leads, deals en opvolging komen samen op één plek.

Voor verbonden processen werden Zoho Projects en Zoho Books als onderdelen van de suite ingericht. Zoho Forms, Zoho Campaigns en Zoho Desk breiden de werkplek uit naar andere bedrijfsprocessen.

Zoho Creator en Zoho Flow ondersteunen aanvullende verbindingen.

Leadroutering en workflowautomatisering regelen toewijzingen en faseovergangen. Meldingen en goedkeuringen volgen het verkoopproces van de klant.

Historische gegevens worden geïmporteerd uit spreadsheets, oude CRM-systemen en andere systemen. Veldkoppeling en validatie ondersteunen de migratie.

Er is veel aandacht besteed aan de bestaande systemen en regels van de klant. API's en webhooks verbinden externe platforms.

Deluge en Zoho Flow verminderen handmatige stappen tussen applicaties.

Belangrijkste geleverde functies

  • Leadvastlegging en leadbeheer
  • Aangepaste verkooppijplijnen en dealfasen
  • Geautomatiseerde leadroutering en opvolging
  • Goedkeuringen, offertes, facturatie en betalingsopvolging
  • Overdracht van CRM naar projecten
  • Synchronisatie van CRM en boekhouding
  • Migratie en opschoning van historische gegevens
  • Aangepaste velden en modules
  • Dashboards en verkooprapporten

Kan worden toegevoegd

+ Documentbeheer + Uitbreidingen voor betalingsprocessen + Opvolging via WhatsApp + Aanvullende maatwerkmodules + Datamigratie uit extra systemen

Wie deze oplossing nog meer kan gebruiken

Deze bedrijven hebben een vergelijkbare taak. Dezelfde oplossing kan worden aangepast aan hun klant-, verkoop-, leverings- en supportprocessen.

Een accountantskantoor

Taak Het moet aanvragen, klantrecords, voorstellen, terugkerend werk, documenten en facturatie coördineren.
Hoe de oplossing helpt De oplossing verbindt leadbeheer met overdrachten naar projecten en boekhouding in één klantwerkplek.
Accountantskantoren

Een creatief bureau

Taak Het moet prospects, verkoopfasen, projectlevering, goedkeuringen en klantcommunicatie beheren.
Hoe de oplossing helpt De oplossing koppelt pijplijnen, opvolging, projectrecords, documenten en activiteitengeschiedenis.
Creatieve bureaus

Een bouwbedrijf

Taak Het moet aanvragen, offertes, goedkeuringen, projecten, documenten en betalingsgegevens organiseren.
Hoe de oplossing helpt De oplossing verbindt verkoopprocessen met project- en boekhoudrecords en houdt opvolging zichtbaar.
Bouwdiensten

Technologiestack

Python

CRM-integratieservices

Python ondersteunt services die werken met Zoho CRM-API's en gerelateerde gegevensstromen.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Integratie- en automatiseringsservices

Node.js ondersteunt Zoho Catalyst, CRM-verbindingen en applicatie-integratieservices.

PHP

Integraties met bedrijfssystemen

PHP ondersteunt verbindingen met CRM-, boekhoud-, betalings- en facturatieservices.

zohocrmsdk8-0

Toegang tot de Zoho CRM API

zohocrmsdk8-0 (een Python-bibliotheek voor Zoho CRM v8-API's) verbindt de werkplek met Zoho CRM.

zcatalyst-sdk-node

Zoho Catalyst-services

zcatalyst-sdk-node (een Node.js-SDK voor Zoho Catalyst) ondersteunt applicatieservices op basis van Zoho.

pyxero

Toegang tot Xero-boekhouding

pyxero (een Python-bibliotheek voor de Xero-boekhoud-API) ondersteunt waar nodig verbindingen met boekhoudsystemen.

invoice2data

Extractie van PDF-facturen

invoice2data (een Python-bibliotheek voor het extraheren van factuurgegevens uit PDF's) leest factuurinformatie voor boekhoudprocessen.

PDF

Documentverwerking

PDF-bestanden bevatten documenten die de werkplek kan verwerken of aan klantrecords kan koppelen.

Zoho CRM

Klant- en verkooprecords

De werkplek wisselt leads, contactpersonen, accounts, deals, fasen en activiteiten uit met Zoho CRM.

Zoho Projects

Projectoverdrachten

CRM-records geven informatie over projectoverdrachten door aan Zoho Projects.

Integraties

Zoho CRM

De werkplek wisselt leads, contactpersonen, accounts, deals, fasen en activiteiten uit met Zoho CRM.

Zoho Projects

CRM-records geven informatie over projectoverdrachten door aan Zoho Projects.

Zoho Books

Klant- en dealinformatie wordt gekoppeld aan boekhoudrecords in Zoho Books.

Zoho Forms

Leadinzendingen vanuit Zoho Forms komen in het CRM-leadproces terecht.

External tools and legacy platforms

API's, webhooks, workflowintegraties en native verbindingen wisselen records uit met externe tools en oude systemen.

Het resultaat

Verkoopwerk blijft zichtbaar van lead tot opvolging

De werkplek voor leads en de verkooppijplijn geeft de verkoper of manager één overzicht van leadrecords, verwijzingsbronnen en dealfasen.

De balk met pijplijnfasen maakt de huidige verkooppositie duidelijk, terwijl filters de lijst beperken op bron of eigenaar.

Zo werkt het

  1. De werkplek toont leadrecords, verwijzingsbronnen, contactgegevens, dealwaarden, fasen, eigenaren en activiteitengeschiedenis.
  2. De balk met pijplijnfasen toont deals per huidige fase.
  3. De werkplek toont opvolgings- en taakfuncties naast het dealrecord.
Werkplek voor leads en verkooppijplijn

Werkplek voor leads en verkooppijplijn

Functies op dit scherm
Leadbeheer Verkooppijplijnen configureren Leadbeheer automatiseren Leads uit platforms vastleggen

Leadroutering volgt de regels van de klant

Het automatiseringsscherm brengt routeringsregels, faseovergangen en goedkeuringen samen in één configuratiegebied. Het ondersteunt de eigen toewijzingslogica van de klant, zonder het verkoopproces in een vaste volgorde te dwingen.

Een statuslogboek voor automatisering toont de uitvoeringsgeschiedenis van workflows en de status van meldingen. Zo heeft de CRM-beheerder één duidelijke plek om geautomatiseerde acties te controleren.

Zo werkt het

  1. De werkplek leest leadbronnen, regio- of toewijzingsregels, pijplijnfasen, taakeigenaren en meldingsstatus.
  2. De kaart met faseovergangen toont de geconfigureerde beweging tussen pijplijnfasen.
  3. Het automatiseringslogboek toont de uitvoeringsgeschiedenis van workflows.
Tip: De regels zijn ingericht rond de eigen verkoopfasen, toewijzingen en goedkeuringen van de klant.
Regels voor leadroutering en automatisering

Regels voor leadroutering en automatisering

Functies op dit scherm
CRM-automatisering Leadbeheer automatiseren Bedrijfsprocessen in kaart brengen

Klant-, project- en boekhoudrecords blijven verbonden

Het overdrachtsrecord brengt de klantsamenvatting, de bijbehorende deal en projectstatus samen. Boekhoudkoppelingen, documenten en communicatiegeschiedenis blijven beschikbaar vanuit hetzelfde klantrecord.

Het record houdt ramingen of facturen naast het verbonden project en de deal.

Zo werkt het

  1. De werkplek toont contact- en accountgegevens, dealfase, projectstatus, raming- of factuurrecords, bijgevoegde documenten en communicatiegeschiedenis.
  2. De projectoverdracht toont de verbonden projectstatus.
  3. Boekhoudlinks verbinden het klantrecord met informatie over ramingen of facturen.
Overdrachtsrecord voor klant en project

Overdrachtsrecord voor klant en project

Functies op dit scherm
Zoho CRM en Books synchroniseren Zoho-producten integreren

Verkoopprestaties zijn eenvoudiger te beoordelen

Het dashboard zet pijplijnactiviteit, leadconversie en verkoopactiviteit om in één gedeeld managementoverzicht. Verkoopmanagers en analisten kunnen activiteit per datum of eigenaar bekijken zonder een afzonderlijk rapport samen te stellen.

Pijplijngrafieken, conversieoverzichten, activiteitenwidgets en prognosepanelen houden de belangrijkste verkoopsignalen samen.

Zo werkt het

  1. Het dashboard toont aantallen leads, dealfasen, verkoopactiviteit, conversierecords en prognosegegevens.
  2. De pijplijngrafiek toont deals per fase.
  3. Filters voor datum en eigenaar beperken de dashboardweergaven.
Dashboard voor verkoopprestaties

Dashboard voor verkoopprestaties

Functies op dit scherm
Verkoopprestaties volgen Verkooppijplijnen configureren Aangepaste rapporten maken

Verbonden systemen en geïmporteerde gegevens zijn eenvoudiger te beheren

De integratie- en migratieconsole geeft de systeemintegrator of databeheerder een duidelijk overzicht van verbonden applicaties, veldkoppelingen en geïmporteerde records. Synchronisatiegebeurtenissen en validatiefouten worden in dezelfde console getoond.

Dit ondersteunt datamigratie uit spreadsheets, oude CRM-systemen en andere bedrijfssystemen.

Zo werkt het

  1. De console toont verbonden applicaties, bronvelden, gekoppelde velden, importbatches, synchronisatiegebeurtenissen en validatiefouten.
  2. De veldkoppelingstabel koppelt bronvelden aan CRM-records.
  3. De importstatus en het synchronisatielogboek tonen migratie- en verbindingsactiviteit.
Opmerking: Validatiefouten blijven tijdens de migratie zichtbaar in de console.
Console voor integratie en datamigratie

Console voor integratie en datamigratie

Functies op dit scherm
Bestaande systemen integreren Tools voor datamigratie Importeren in CRM

Wat de oplossing oplevert

Met deze oplossing kan het professionele dienstverleningsbedrijf:

  • Leads vastleggen en routeren volgens de eigen regels van de klant
  • Verkooppijplijnen, goedkeuringen, offertes en opvolging beheren
  • Klantrecords verbinden met projecten en boekhouding
  • Historische records importeren en standaardiseren
  • Verkoopactiviteit, conversies en prognoses beoordelen
  • Integraties en modules toevoegen wanneer bedrijfsprocessen veranderen

Kunnen standaard systemen dit werk doen?

Voor het ontwerp werd de taak vergeleken met standaardproducten op basis van hun eigen beschrijvingen.

Wat de klant nodig heeft Platforms voor leadroutering LeanData, LeadAngel Tools voor CRM-databeheer Insycle, Traction Complete, D&B Connect Platforms voor omzetoperaties Openprise, D&B Rev.Up ABX Maatwerkoplossing
CRM en bedrijfsapplicaties samenbrengen — — gedeeltelijk
Externe tools en systemen verbinden gedeeltelijk gedeeltelijk
Historische gegevens migreren en standaardiseren —
Verkoop- en betalingsprocessen automatiseren — — —
Past bij de eigen regels van de klant: fasen, rollen, rapporten — — —
Alle stappen op één plek — — —
Geen handmatige stappen tussen programma's gedeeltelijk gedeeltelijk

Op basis van de openbare product- en categoriebeschrijvingen.

Standaardproducten dekken delen van leadroutering, CRM-datakwaliteit en omzetoperaties. Een standaardproduct volstaat wanneer slechts één van deze onderdelen nodig is.

Deze klant had eigen software nodig omdat de vereiste functies over afzonderlijke producten waren verdeeld en niet volledig aansloten bij de regels van het bedrijf.

Uiteindelijk

Uiteindelijk is de oplossing ontworpen om handmatig werk te verminderen, vanaf een nieuwe lead tot en met verkoop en projectoverdracht.

FAQ

Overweegt u een vergelijkbaar systeem te bouwen? Lees hieronder de antwoorden en ontdek hoe CRM-configuratie, integratie, migratie en automatisering samenkomen.

Iets vergelijkbaars nodig? Laten we praten
Of bekijk meer projecten