PROJECT

Workflowautomatisering met Power Automate voor Microsoft 365

Maatwerksoftwareontwikkeling, Power Apps-ontwikkeling, Workflowautomatisering met Power Automate, SharePoint-integratie, Microsoft 365-integratie, Automatisering van goedkeuringen, Rapporten en dashboards

  • Sector: Zakelijke dienstverlening
  • Zwitserland Locatie: Zwitserland
  • Doorlooptijd: 16 weken
  • Technologieën: PHP, Python
4+ maanden

Deze klant is een zakelijke dienstverlener uit Zwitserland. De teams beheren goedkeuringen, aanvragen en documenten binnen Microsoft 365, terwijl repetitieve gegevensinvoer en rapportage veel tijd kosten. De oplossing bestaat uit maatwerk-workflowautomatisering met Power Automate en interfaces in Power Apps. Aanvragen, registraties en workflowgebeurtenissen worden verwerkt, waarna goedkeuringsbeslissingen, toegewezen taken, meldingen, bijgewerkte SharePoint-inhoud en operationele rapporten samenkomen in één verbonden proces.

Samenvatting

Probleem

Het bedrijf beheert goedkeuringen, registraties en documenten via losstaande Microsoft 365-processen.

Oplossing

De oplossing werd een verbonden Power Apps- en Power Automate-werkruimte voor aanvragen, goedkeuringen en rapportage.

Resultaat

De oplossing is ontworpen om handmatig werk en de tijd voor het verplaatsen van informatie tussen bedrijfsprocessen te verminderen.

Klantverhaal

De klant is een zakelijke dienstverlener uit Zwitserland. Het bedrijf beheert goedkeuringen, aanvragen en documenten binnen Microsoft 365.

Administratie- en financiële teams verwerken repetitieve gegevens, documenten en rapporten. Ook SharePoint-sites, lijsten en documentbibliotheken moeten gecoördineerd worden beheerd.

De vraag was eenvoudig: maak Power Apps-applicaties voor workflowautomatisering, verbind Power Automate met de Microsoft 365-tools van het bedrijf, automatiseer workflowcommunicatie en lever operationele rapporten.

De oplossing is afgestemd op de eigen regels en bestaande gegevens van het bedrijf. Ze is georganiseerd rond schermen voor aanvragen en goedkeuringen, SharePoint-registraties en rapportage.

Dankzij modulaire integraties blijft ruimte voor latere uitbreidingen.

De klant vroeg om

  1. Power Apps maken voor goedkeuringen, taakopvolging en bedrijfsactiviteiten
  2. Power Automate verbinden met Microsoft 365 en bedrijfssystemen
  3. Workflowmeldingen, herinneringen, e-mails en taaktoewijzingen automatiseren
  4. Rapporten, dashboards, analyses en geautomatiseerde rapportgeneratie leveren

Waarom kant-en-klare software niet voldeed

Kant-en-klare producten voor workflowbeheer ondersteunen procesautomatisering, goedkeuringen en taakcoördinatie, maar hun interfaces en aanpassingsmogelijkheden sluiten mogelijk niet aan bij de werkwijze van dit bedrijf. Maatwerksoftware was nodig om workflowstappen af te stemmen op de eigen protocollen en procedures van de klant en tegelijk Microsoft 365-gegevens verbonden te houden.

Projectoverzicht

De oplossing is ontworpen rond Power Apps voor het indienen van aanvragen, beoordelen van goedkeuringen en volgen van taken. Canvas- of modelgestuurde apps bieden de interface voor de specifieke processen van het bedrijf.

Voor goedkeuringen leidt Power Automate aanvragen door opeenvolgende of rolgebaseerde beslissingen en legt het de uitkomsten vast. Workflowgebeurtenissen activeren ook meldingen, herinneringen en taaktoewijzingen.

De SharePoint-integratie houdt lijstgegevens, documenten en goedkeuringsresultaten bij elkaar. Het systeem koppelt SharePoint, Microsoft Lists en Excel waar het proces dat vereist.

Er is bijzondere aandacht besteed aan operationeel inzicht. Power BI ontvangt gegevensrijen, maakt push-datasets aan en vernieuwt datasets voor rapporten en dashboards.

De oplossing is modulair opgebouwd, zodat nieuwe formulieren, automatiseringen en integraties kunnen worden toegevoegd zonder het hele systeem opnieuw te bouwen. Documentatie en training zorgen ervoor dat het klantteam het systeem zelfstandig kan beheren.

Geleverde kernfuncties

  • Power Apps-applicaties voor aanvragen en goedkeuringen
  • Opeenvolgende en rolgebaseerde goedkeuringsworkflows
  • Beheer van SharePoint-lijsten en documenten
  • Geautomatiseerde e-mails, waarschuwingen, herinneringen en meldingen
  • Taaktoewijzingen en opvolging van de workflowstatus
  • Integraties met Microsoft 365 en bedrijfssystemen
  • Power BI-rapporten en operationele dashboards
  • Probleemoplossing, testen, documentatie en optimalisatie van workflows

Kan worden toegevoegd

+ Aangepaste connectors + Microsoft Teams-chats en -kanalen + Verwerking van Outlook-.msg-bestanden + Verwerking van JSON-rapportgegevens + Extra Power Apps-formulieren + Nieuwe modules voor goedkeuringen en taken

Wie kan deze oplossing nog meer gebruiken

Deze bedrijven hebben een vergelijkbare taak. Dezelfde oplossing kan worden aangepast om hun aanvragen, goedkeuringen, registraties en rapporten te verbinden.

Een accountantskantoor

Taak Het beheert klantwerk, goedkeuringen, e-mails, documenten en terugkerende teamtaken.
Hoe de oplossing helpt De oplossing verbindt boekhoudworkflows met registraties, taaktoewijzingen, meldingen en rapporten.
Accountantskantoren

Een recruitmentadviesbureau

Taak Het coördineert recruitmentaanvragen, kandidaatregistraties, goedkeuringen, communicatie en toegewezen werk.
Hoe de oplossing helpt De oplossing leidt recruitmentprocessen door, werkt gedeelde registraties bij, verstuurt waarschuwingen en toont operationele activiteit.
Zakelijke dienstverlening

Een administratiekantoor

Taak Het beheert aanvragen, goedkeuringen, registraties, rapportage en repetitieve gegevensinvoer.
Hoe de oplossing helpt De oplossing verbindt formulieren, workflowfasen, taken, meldingen en operationele rapporten.
Zakelijke dienstverlening

Technologiestack

PHP

SharePoint-integratie

PHP ondersteunt de verbinding met Office 365-resources en SharePoint-gegevens.

Python

Microsoft API-toegang

Python ondersteunt Microsoft API-toegang, authenticatie en HTTP-communicatie.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Verwerking van Outlook-bestanden

JavaScript en TypeScript ondersteunen de verwerking van Outlook-berichtenbestanden.

vgrem/php-spo

Office 365-resources

vgrem/php-spo (een PHP-bibliotheek voor Office 365) voert via de Office 365 API create-, read-, update- en delete-bewerkingen uit.

microsoft-kiota-http

Microsoft API-aanvragen

microsoft-kiota-http (een Python-bibliotheek voor Microsoft API-communicatie) levert de HTTP-laag voor API-aanvragen.

microsoft-kiota-authentication-azure

API-authenticatie

microsoft-kiota-authentication-azure (een Python-bibliotheek voor Microsoft-authenticatie) ondersteunt geauthenticeerde toegang tot Microsoft API's.

microsoft-kiota-abstractions

API-abstracties

microsoft-kiota-abstractions (een Python-bibliotheek voor algemene Microsoft API-structuren) ondersteunt gegenereerde Microsoft API-clients.

Power Automate

Workflowautomatisering

Power Automate leidt goedkeuringen door, wijst taken toe, verstuurt communicatie, werkt registraties bij en verbindt bedrijfssystemen.

Power Apps

Bedrijfsapplicaties

Power Apps biedt canvas- of modelgestuurde apps voor aanvragen, goedkeuringen, taakopvolging en bedrijfsactiviteiten.

SharePoint, Excel, PDF, JSON

Bedrijfsgegevens en bestanden

Deze formaten en platforms slaan de registraties, documenten en rapportgegevens op die door de workflows worden gebruikt.

Integraties

SharePoint and Microsoft Lists

De oplossing leest en werkt lijstgegevens, documenten, goedkeuringsresultaten en inhoudsstatussen bij.

Microsoft Teams

De oplossing maakt chats en kanalen aan en verwerkt chatberichten voor operationele communicatie.

Outlook

De oplossing ondersteunt Outlook-gerelateerde workflowcommunicatie en berichtbestanden.

Microsoft Forms

De oplossing ontvangt ingediende formuliergegevens die workflows starten of ondersteunen.

Power BI

De oplossing verstuurt gegevensrijen en vernieuwt datasets voor rapporten en dashboards.

Microsoft Dynamics 365

Power Automate verbindt workflowprocessen met Microsoft Dynamics 365.

Het resultaat

Aanvragen doorlopen zichtbare goedkeuringsfasen

De werkruimte voor aanvragen en goedkeuringen biedt het bedrijf één plek om een aanvraag in te dienen en de goedkeuringsstatus te volgen. Goedkeuringsbeslissingen en uitkomsten blijven gekoppeld aan de aanvraag in plaats van als afzonderlijke berichten te worden behandeld.

De fasegebaseerde structuur ondersteunt de eigen goedkeuringsregels van de klant en maakt de huidige processtatus eenvoudiger te beoordelen.

Zo werkt het

  1. Het aanvraagformulier bevat de aanvraagvelden en legt de ingediende informatie vast.
  2. Power Automate leidt de aanvraag door geconfigureerde goedkeuringsfasen en legt beslissingen en uitkomsten vast.
  3. Het workflowstatusgedeelte toont de huidige status en verstuurt meldingen wanneer workflowgebeurtenissen plaatsvinden.
  • Opeenvolgende goedkeuringsstappen
  • Rolgebaseerde goedkeuringsbeslissingen
  • Registraties van workflowuitkomsten
Werkruimte voor aanvragen en goedkeuringen

Werkruimte voor aanvragen en goedkeuringen

Functies op dit scherm
Goedkeuringsworkflows maken Workflowstappen configureren

Documenten en SharePoint-registraties blijven verbonden

De SharePoint-werkruimte combineert lijstgegevens, documenten, goedkeuringsresultaten en bijgewerkte inhoud. Automatisering van documentworkflows houdt documentgoedkeuringen en registerupdates binnen hetzelfde proces.

SharePoint-inhoud blijft onderdeel van het goedkeuringsproces in plaats van een afzonderlijke handmatige taak.

Zo werkt het

  1. De SharePoint-lijstweergave toont SharePoint-lijstgegevens.
  2. De documentbibliotheek slaat documenten op en biedt acties voor documentgoedkeuring.
  3. Het formulier voor registerupdates schrijft bijgewerkte registraties en inhoudsstatussen naar SharePoint.
  • SharePoint-lijstgegevens
  • Acties voor documentgoedkeuring
  • Bijgewerkte inhoudsstatus
Tip: SharePoint-inhoud blijft onderdeel van het goedkeuringsproces in plaats van een afzonderlijke handmatige taak.
SharePoint-registraties en documenten

SharePoint-registraties en documenten

Functies op dit scherm
Documentworkflows automatiseren Gegevens in SharePoint beheren

Toegewezen werk en workflowmeldingen zijn zichtbaar

Het dashboard voor taken en meldingen geeft operationeel managers direct inzicht in toegewezen werk, deadlines, herinneringen en waarschuwingen. Taaktoewijzingen en procestriggers worden samen met de workflowstatus weergegeven.

Zo kan het bedrijf de dagelijkse operationele communicatie koppelen aan het werk dat deze communicatie heeft veroorzaakt.

Zo werkt het

  1. De takenlijst toont taaktoewijzingen en hun workflowstatus.
  2. De velden voor toegewezen persoon en deadline koppelen elke taak aan de verantwoordelijke en de planning.
  3. De meldingenfeed legt meldingen, herinneringen en waarschuwingen vast die door procestriggers zijn gegenereerd.
  • Taaktoewijzingen
  • Deadlines
  • Status van herinneringen en waarschuwingen
Dashboard voor taken en meldingen

Dashboard voor taken en meldingen

Functies op dit scherm
Workflows automatiseren

Operationele activiteit wordt eenvoudiger te beoordelen

Het rapportagescherm brengt goedgekeurde gegevens, workflowresultaten, rapporten en analyses samen in één weergave. Interactieve rapporten en dashboardtegels ondersteunen operationele beoordeling zonder de informatie handmatig opnieuw op te bouwen.

Door gegevens te vernieuwen blijft de rapportageweergave afgestemd op de beschikbare workflowresultaten.

Zo werkt het

  1. De rapportfilters gebruiken goedgekeurde gegevens en workflowresultaten om de rapportweergave te bepalen.
  2. Het interactieve rapportgedeelte toont rapporten en analyses.
  3. De dashboardtegels tonen dashboardgegevens nadat de gegevensvernieuwing deze heeft bijgewerkt.
  • Rapportfilters
  • Interactief rapportgedeelte
  • Vernieuwing van dashboardgegevens
Opmerking: Power BI kan gegevensrijen ontvangen, push-datasets aanmaken en datasets vernieuwen voor deze rapportagelaag.
Operationele rapporten en dashboards

Operationele rapporten en dashboards

Functies op dit scherm
Rapporten genereren voor analyse

Wat de oplossing biedt

Met deze oplossing kan het bedrijf:

  • Goedkeuringsworkflows maken en beheren in Power Apps
  • Aanvragen, registraties, documenten, taken en rapporten verbinden binnen Microsoft 365
  • Werk toewijzen en meldingen, waarschuwingen, herinneringen en e-mails versturen vanuit workflowgebeurtenissen
  • SharePoint-registraties en documenten via geautomatiseerde processen bijgewerkt houden
  • Goedgekeurde operationele gegevens in rapporten en dashboards beoordelen
  • Workflows onderhouden en uitbreiden met gedocumenteerde, modulaire componenten

Kunnen kant-en-klare systemen dit werk doen?

Voor het ontwerp is de taak vergeleken met kant-en-klare producten op basis van hun eigen beschrijvingen.

Wat de klant nodig heeft Workflowplatforms Jotform Workflows, Kissflow, ProcessMaker Praktijkbeheer Karbon Documentensamenwerking Progress ShareFile Maatwerkoplossing
Power Apps bouwen voor bedrijfsactiviteiten — — —
Microsoft 365-systemen verbinden — — —
Workflowcommunicatie automatiseren gedeeltelijk
Rapporten en dashboards leveren gedeeltelijk gedeeltelijk —
Aansluiten op de eigen regels van de klant: fasen, rollen, rapporten gedeeltelijk gedeeltelijk gedeeltelijk
Alle stappen op één plek — — —
Geen handmatige stappen tussen programma's gedeeltelijk gedeeltelijk —

Op basis van de openbare productbeschrijvingen en hun categorie.

Kant-en-klare workflowplatforms ondersteunen goedkeuringen, taakautomatisering en delen van rapportage, terwijl praktijk- en documentplatforms zich richten op specifiekere activiteiten.

Een kant-en-klaar product volstaat wanneer het bedrijf slechts één van deze functies nodig heeft. Deze klant had Microsoft 365-verbindingen, eigen workflowregels en rapportage nodig in één gecoördineerd systeem.

De onderdelen zijn verspreid over afzonderlijke productcategorieën en de verbindingen ertussen vereisen nog steeds configuratie- en integratiewerk.

Uiteindelijk

Uiteindelijk is de oplossing ontworpen om handmatig werk te verminderen, van een aanvraag bij een zakelijke dienstverlener tot en met goedkeuring en rapportage.

FAQ

Overweegt u een vergelijkbaar systeem te bouwen? Lees de antwoorden hieronder om te zien hoe Power Automate, Power Apps, SharePoint en rapportage in één bedrijfsproces kunnen samenwerken.

Iets vergelijkbaars nodig? Laten we praten
Of bekijk meer projecten