Samenvatting
Het recruitmentbureau beheert vacatures, kandidaten, sollicitaties en de voortgang van werving met versnipperde tools en handmatige processen.
De oplossing werd een maatwerk recruitmentbeheersysteem met cv-verwerking, kandidaten zoeken en configureerbare statussen. Ook gesprekken, analyses en rolgebonden toegang werden toegevoegd.
De software is ontwikkeld om handmatig recruitmentwerk te verminderen en kandidatenbeheer op één plek te houden.
Klantverhaal
De klant is een recruitmentbureau uit Litouwen. Het beheert kandidaatgegevens, vacatures, sollicitaties en plaatsingen voor zijn recruitmentactiviteiten.
Recruiters besteden tijd aan het verwerken van cv's, bijwerken van kandidaatstatussen en zoeken naar geschikte profielen. Ze plannen ook gesprekken en houden recruitmentactiviteiten binnen het team consistent.
De vraag was eenvoudig: cv's omzetten in bruikbare kandidaatgegevens, vacatures en sollicitaties beheren, recruitmentprestaties tonen en toegang voor verschillende rollen beheren.
De oplossing werd opgebouwd uit gekoppelde modules voor vacatures en kandidaatprofielen. Zoekfuncties, gesprekken en analyses werden hieromheen toegevoegd.
De structuur werd afgestemd op de recruitmentregels van het bureau, met documentatie en training zodat het team het systeem zelfstandig kon beheren.
De klant vroeg om
- Cv's omzetten in gestructureerde kandidaatprofielen
- Vacatures, sollicitaties, kandidaten en recruitmentstatussen beheren
- Recruitmentdashboards, rapporten, exports en activiteitenlogboeken tonen
- Rolgebonden toegang instellen voor recruitmentteams en klanten
Waarom standaardsoftware niet voldeed
Standaard-sollicitantvolgsystemen omvatten vacatureplaatsing, cv-verwerking, gesprekken en kandidaatprocessen. Het bureau had een eigen combinatie nodig van workflows, rechten, kandidaat toegang en rapportage in één proces. Daarom was een maatwerksysteem nodig dat aansloot op de fasen, rollen, velden en integratievereisten van het bureau.
Projectoverzicht
Kandidaatgegevens, gesprekken en rapportages werden in hetzelfde proces samengebracht.
Voor binnenkomende cv's werd een gestructureerde profielmodule voorzien. Deze leest PDF- en DOCX-bestanden en haalt contactgegevens, werkervaring en opleiding eruit.
Vaardigheden, tags en notities blijven onderdeel van het profiel. Beoordelingen en statussen worden daar ook bijgehouden.
De kandidaatzoekfunctie is ontworpen voor praktisch voorselecteren. Recruiters en hiring managers kunnen in volledige tekst zoeken en filteren op vaardigheden of ervaring.
Ze kunnen profielen ook vergelijken, toelichtingen over de geschiktheid bekijken en een shortlist voor een vacature bijhouden.
Coördinatie van gesprekken werd naast het kandidaatprofiel opgenomen. Het systeem bewaart gesprekstijden, vergaderlinks en feedback.
Ook de gespreksgegevens en status van de bijbehorende vacature worden bijgehouden.
Beheerders, recruiters en hiring managers kunnen op basis van hun rol afzonderlijke toegang krijgen.
Ook klanten, werkgevers, kandidaten en andere teams kunnen rolgebonden toegang krijgen. Dashboards en exports tonen relevante recruitmentinformatie.
Geleverde kernfuncties
- Cv's verwerken tot gestructureerde kandidaatprofielen
- Vacatures en configureerbare sollicitatiestatussen
- Kandidaten zoeken, filteren, rangschikken en vergelijken
- Kandidaten matchen met vacaturevereisten
- Shortlists met notities, beoordelingen en tags
- Gesprekken plannen met vergaderlinks en feedback
- Recruitmentdashboards en conversiemetingen
- Activiteitenlogboeken, rapporten en exports
- Rolgebonden toegang en afzonderlijke interfaces
