Samenvatting
De klant beheert producten, verkopen, aankopen en voorraad in losse bestanden, waardoor updates en rapportage veel herhaling vereisen.
De oplossing werd een gecontroleerde Excel- en VBA-werkmap voor voorraad, bestellingen en rapportage.
De software is ontworpen om handmatig voorraadwerk en de tijd voor het opstellen van betrouwbare bedrijfsinformatie te verminderen.
Klantverhaal
De klant is een productdistributeur uit Roemenië. Het bedrijf beheert producten, verkopen, aankopen, leveranciers en voorraad in Excel en verwerkt klantbestellingen en facturen.
Het actueel houden van saldi kost het team tijd. Voorraadbewegingen, verkoopinformatie en inkoopgegevens moeten verbonden blijven wanneer producten worden ontvangen, verzonden, uitgegeven of geretourneerd.
De vraag was eenvoudig: voorraadupdates automatiseren op basis van transacties, duidelijke voorraad- en verkoopprestaties tonen, rapporten genereren en bestaande gegevens uit de gebruikte bestanden importeren.
De oplossing is ontworpen rond een gecontroleerde werkmap met transactieformulieren, beveiligde tabellen, dashboards, rapportageweergaven en importstromen. Orderverwerking, facturen en voorraadwaarschuwingen werden als verbonden modules geleverd.
De klant vroeg om
- Voorraad bijwerken vanuit verkopen, aankopen, ontvangsten, verzendingen, uitgiften en retouren
- Dashboards, grafieken, KPI's, filters en trendanalyses tonen
- Voorraad-, verkoop-, inkoop-, waarderings- en dagrapporten genereren
- Bestaande gegevens importeren en rapporten vanuit bronbestanden vernieuwen
Waarom kant-en-klare software niet paste
Producten voor magazijnautomatisering richten zich op robots, geautomatiseerde voertuigen en materiaalverwerking, terwijl deze klant voorraadtransacties, bestellingen, facturen, imports en rapporten in Excel nodig had. De maatwerkwerkmap sloot aan op de bestaande manier waarop de klant voorraad, verkopen, aankopen en leveranciersinformatie beheert.
Projectoverzicht
De oplossing is ontworpen rond Microsoft Excel met VBA-automatisering, formulieren, vervolgkeuzelijsten en beveiligde tabellen. Zo beschikt de distributeur over één gecontroleerde plek voor voorraad-, bestel- en leveranciersinformatie.
Een transactiescherm registreert verkopen, aankopen en voorraadcorrecties. Lopende saldi worden bijgewerkt op basis van de geregistreerde transacties.
Het voorraad-dashboard toont de actuele voorraad, bestelniveaus en waarschuwingen bij lage voorraad. Filters, slicers en vernieuwingsacties houden het overzicht gericht op de benodigde producten of periodes.
Het rapportagegedeelte combineert draaitabellen, overzichtstabellen en trendgrafieken. Het omvat verkoop-, inkoop- en voorraadtekortinformatie, met filters voor analyse.
Er is speciale aandacht besteed aan imports en bedrijfsdocumenten. CSV- en XML-bestanden kunnen de werkmap voeden, terwijl facturen en samenvattingen kunnen worden voorbereid voor PDF-export of verzending per e-mail.
Belangrijkste geleverde functies
- Geautomatiseerde voorraadupdates vanuit verkopen, aankopen, ontvangsten, verzendingen, uitgiften en retouren
- Voorraadupdates voor grote aantallen producten
- Beheer van voorraadjournaalposten
- Voorraad-dashboard met waarschuwingen bij lage voorraad en bestelniveaus
- Verkoop-, inkoop-, voorraad- en voorraadtekortrapporten
- Grafieken, KPI's, filters, slicers en trendanalyse
- Verwerking van klantbestellingen
- Factuurgeneratie met productdetails
- CSV- en XML-data-import
